Bạn mở ChatGPT, gõ: “Viết giúp tôi một email gửi khách hàng”.
Chỉ vài giây thôi là đã có một email xuất hiện. Có đầy đủ lời chào, có nội dung, có cả lời cảm ơn & câu từ rất lịch sự. Đọc thì thấy khá là ổn nhưng lại chẳng thể dùng được.
Vì bạn muốn xin lùi thời gian gửi bản nháp, nhưng ChatGPT lại trả cho bạn một email giới thiệu sản phẩm.
Bạn lại gõ thêm vài câu để sửa, nhưng giọng văn thì trang trọng quá, không có sự thân mật như những email trước đây bạn với khách trao đổi qua lại.
Nếu thường xuyên gặp tình huống như thế thì đã đến lúc bạn cần xem lại cách giao việc cho AI. Cách mình muốn nói đến ở đây là viết prompt.
Nhưng yên tâm là bạn sẽ không cần phải học lập trình để viết prompt đâu, mà chỉ là thay đổi cách mình nói chuyện với các công cụ AI mà thôi.
Prompt là gì, nói cho dễ hiểu?
Trong các công cụ AI như ChatGPT, Claude hay Gemini, prompt là nội dung bạn cung cấp để hướng dẫn AI thực hiện một việc. Đó có thể là câu hỏi, yêu cầu hoặc phần hướng dẫn đi kèm tài liệu.
Chẳng hạn:
Giải thích giúp tôi lãi kép bằng một ví dụ dễ tính.
Hay:
Đọc đoạn ghi chú dưới đây, nhóm thành ba ý chính và giữ nguyên những chỗ tôi còn đang phân vân.
Đây đều là prompt. Bạn có thể gõ bằng tiếng Việt như khi đang chat với đồng nghiệp, không cần phải là một dạng câu gì đặc biệt cả.
Nếu chưa rõ khái niệm AI, bạn có thể đọc trước bài AI là gì?. Còn trong bài này, chúng ta sẽ tập trung vào chuyện giao việc: nói thế nào để AI hiểu rõ việc bạn cần, hạn chế phải nhắc đi nhắc lại nhiều lần.
Vì sao cùng nhờ viết email mà kết quả lại khác nhau?
Hãy hình dung bạn nhờ một “lính mới” viết email nhưng chỉ nói: “Viết giúp anh một email gửi khách”.
Bạn ấy có thể sẽ hỏi thêm: khách nào, gửi để làm gì, có thông tin gì phải đưa vào và hai bên đang xưng hô thế nào vậy anh?
AI cũng cần những thông tin như thế. Bạn cung cấp đủ những gì liên quan đến công việc thì nó mới có cơ sở để làm. Nếu thiếu, email viết ra có thể chẳng liên quan đến nội dung bạn muốn gửi, mà nhiều khi nó còn tự thêm những thứ chẳng đúng với công ty của bạn.
Hướng dẫn của Anthropic dành cho Claude cũng khuyến khích người dùng giao việc rõ ràng, cung cấp bối cảnh, chia nhỏ yêu cầu phức tạp và phản hồi để điều chỉnh câu trả lời. Bạn có thể xem thêm tại Claude Help Center.
Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý một điều: không phải cứ nhận được kết quả không tốt thì đều do bạn chưa biết nói chuyện với AI. Nhiều khi chính công cụ đó đang bị giới hạn về khả năng và dữ liệu.
Một yêu cầu rõ ràng, chính xác & đầy đủ nội dung sẽ giúp AI xác định nhiệm vụ tốt hơn, nhưng không bảo đảm việc nào nó cũng hoàn thành xuất sắc.
Thử cùng một việc với hai cách giao yêu cầu
Giả sử bạn đang làm nội dung cho một cửa hàng bán búp bê và muốn xin dời lịch gửi bản nháp.
Đây là tình huống giả định. Những email bên dưới là mẫu minh họa để bạn dễ so sánh, kết quả thực tế có thể khác.
Thông tin công việc như sau:
- Người nhận là chị Lan, khách hàng đã làm việc cùng bạn.
- Bạn đã hẹn gửi bản nháp vào chiều thứ Sáu.
- Bạn cần kiểm tra lại thông tin sản phẩm, nên muốn chuyển sang sáng thứ Bảy.
- Ngày bàn giao bản cuối vẫn giữ là thứ Hai.
- Bạn muốn xin chị xác nhận mốc mới, không tự hứa giảm phí hay tặng thêm dịch vụ.
Cách thứ nhất: yêu cầu chung chung
Bạn đưa các thông tin trên rồi viết:
Dựa vào thông tin này, viết giúp tôi một email gửi khách hàng cho chuyên nghiệp.
“Chuyên nghiệp” nghe có vẻ rõ, nhưng thực ra mỗi người có thể hiểu khác nhau. Có người muốn ngắn gọn, có người lại nghĩ cần dùng thật nhiều câu trang trọng.
Nếu câu trả lời chỉ dừng ở kiểu như dưới đây thì vẫn chưa đủ để bạn sử dụng:
Kính gửi Quý khách hàng,
Chúng tôi xin thông báo về việc điều chỉnh thời gian gửi bản nháp nhằm bảo đảm chất lượng tốt nhất. Rất mong nhận được sự thông cảm và tiếp tục đồng hành từ Quý khách.
Đoạn này lịch sự, nhưng chưa nêu được mốc thời gian cụ thể hay việc cần người nhận xác nhận. Cách xưng hô cũng xa cách so với quan hệ đã có.
Dĩ nhiên, với những dữ liệu đã cung cấp, AI vẫn có thể viết tốt ngay từ yêu cầu đầu tiên. Nhưng nếu có điều gì bạn thực sự muốn giữ, nói rõ sẽ dễ kiểm soát hơn là để nó tự lựa chọn.
Cách thứ hai: nói rõ kết quả cần dùng
Vẫn những thông tin đó, bạn đổi yêu cầu thành:
Dựa vào thông tin công việc bên trên, hãy soạn email xin chị Lan đồng ý dời hạn gửi bản nháp từ chiều thứ Sáu sang sáng thứ Bảy.
Xưng em – chị, giọng lịch sự và gần gũi vì hai bên đã làm việc cùng nhau. Nội dung ngắn, khoảng 100–150 từ, có tiêu đề email.
Nêu lý do là cần kiểm tra lại thông tin sản phẩm. Nói rõ ngày bàn giao bản cuối vẫn là thứ Hai và kết thúc bằng câu hỏi xin chị xác nhận mốc mới.
Không tự thêm lý do, cam kết giảm phí hoặc dịch vụ ngoài thông tin đã cung cấp.
Một email phù hợp với yêu cầu này có thể viết như sau:
Tiêu đề: Xin điều chỉnh thời gian gửi bản nháp
Chị Lan ơi,
Em xin phép điều chỉnh thời gian gửi bản nháp từ chiều thứ Sáu sang sáng thứ Bảy vì em cần kiểm tra lại thông tin sản phẩm trước khi gửi chị xem.
Ngày bàn giao bản cuối vẫn giữ là thứ Hai như đã hẹn. Em xin lỗi chị vì thay đổi này. Em hiểu việc nhận bản nháp muộn hơn có thể ảnh hưởng đến thời gian chị xem và phản hồi.
Chị xem giúp em mốc sáng thứ Bảy có phù hợp với lịch của chị không nhé?
Em cảm ơn chị.
Bạn đọc lại các mốc thời gian, lý do và cam kết, rồi chỉnh câu từ cho đúng cách mình thường trao đổi trước khi gửi.
Điểm khác nhau nằm ở chỗ yêu cầu thứ hai giải thích cụ thể “chuyên nghiệp” nghĩa là gì trong công việc này: xưng hô thế nào, cần nói những gì và không được tự hứa điều gì.
Khi viết prompt, bạn cần nói rõ những gì?
Bạn không nhất thiết phải học thuộc một công thức dài. Trước khi gửi yêu cầu, hãy thử xem mình đã nói rõ bốn việc dưới đây chưa.
Bạn muốn AI làm việc gì?
Viết email, nhóm ghi chú, tìm câu khó hiểu hay đề xuất dàn ý?
Những việc này khác nhau. Nếu mới cần dàn ý mà bạn chỉ nói “viết về chủ đề này”, AI có thể trả về cả một bài dài. Đọc xong rồi lại phải bảo nó làm lại từ đầu.
Bạn có thể giao từng việc cụ thể:
Từ những ghi chú này, hãy đề xuất dàn ý trước. Chưa viết thành bài hoàn chỉnh.
Khi dàn ý đã ổn thì mới yêu cầu viết tiếp. Bạn cũng dễ phát hiện chỗ hiểu sai hơn là đợi đến lúc có cả bài rồi mới sửa.
Kết quả dành cho ai và dùng ở đâu?
Một email gửi khách quen sẽ khác thư gửi đối tác lần đầu. Một bài giải thích cho người mới cũng khác tài liệu dành cho người đã làm nghề nhiều năm.
Vì thế, thay vì chỉ nói “giải thích thật dễ hiểu”, bạn có thể nói rõ hơn:
Giải thích cho một người mới đi làm, chưa biết các thuật ngữ tài chính. Dùng ví dụ bằng tiền Việt và giải thích thuật ngữ nếu bắt buộc phải dùng.
Bạn đang giúp AI biết cần giải thích đến mức nào và nên chọn ví dụ ra sao.
Bạn có nguyên liệu gì để đưa cho AI?
Nếu muốn AI sắp xếp ghi chú thì cần đưa ghi chú. Muốn sửa bài thì cần đưa bản bạn đang viết.
Với một công việc cụ thể, những dữ kiện như tên người nhận, thời hạn, số tiền hay điều hai bên đã thống nhất cũng cần được cung cấp.
Nếu muốn giữ giọng văn, bạn có thể gửi thêm một đoạn mình đã tự viết rồi nói:
Giữ cách xưng hô mình – bạn, dùng câu từ gần gũi như đoạn mẫu. Không tự thêm những trải nghiệm cá nhân mà tôi chưa kể.
Đoạn mẫu giúp yêu cầu bớt mơ hồ hơn so với chỉ nói “hãy viết đúng giọng của tôi”.
Có điều gì không được tự thay đổi?
Đây là phần dễ quên nhưng lại khá cần thiết.
Ví dụ, bạn chỉ muốn sửa câu chữ, còn số liệu và quan điểm phải giữ nguyên. Nếu không nói rõ, bản viết lại có thể trôi chảy hơn nhưng ý đã khác mất rồi.
Bạn có thể thêm:
Chỉ sửa câu dài, lỗi chính tả và đoạn chuyển ý khó hiểu. Giữ nguyên số liệu, quan điểm và chi tiết cá nhân. Nếu thấy điểm nào chưa hợp lý, hãy ghi chú riêng để tôi xem.
Không phải yêu cầu nào cũng cần đủ bốn phần. Hỏi nghĩa một từ thì một câu ngắn có thể đã đủ. Nhưng khi kết quả dùng để gửi khách hoặc đăng lên blog, dành thêm một chút thời gian giao việc rõ ràng vẫn đáng công.
Có phải prompt càng dài thì càng tốt không?
Không hẳn đâu.
Một yêu cầu dài nhưng có nhiều thông tin không liên quan vẫn có thể khiến kết quả khó dùng. Bạn cần cung cấp đủ dữ liệu cho việc đang làm, chứ không phải kể hết mọi chuyện mình biết.
Chẳng hạn, để viết email xin dời lịch, AI cần biết lịch cũ, lịch mới, lý do và cách trao đổi với người nhận. Nó chưa chắc cần toàn bộ lịch sử hoạt động của cửa hàng.
Bạn cũng có thể gặp những mẫu prompt mở đầu bằng câu: “Hãy đóng vai một chuyên gia có 20 năm kinh nghiệm…”.
Nêu vai trò có thể giúp định hướng cách trả lời, nhưng gọi AI là chuyên gia không có nghĩa mọi thông tin nó đưa ra đều chính xác. Những dữ kiện và giới hạn cụ thể vẫn cần được nói rõ.
Ngoài ra, hãy xem yêu cầu có đang tự mâu thuẫn không. Vừa muốn “thật ngắn” vừa muốn “giải thích đầy đủ mọi khía cạnh” thì cũng khó xử lý. Bạn nên chọn phần cần ưu tiên.
Với tài liệu khách hàng hoặc tài liệu nội bộ, nhớ xem lại những gì được phép cung cấp. Những dữ liệu riêng tư không liên quan đến công việc thì nên bỏ ra trước khi gửi.
Nếu câu trả lời chưa đúng thì sửa tiếp thế nào?
Bạn chưa cần viết lại toàn bộ prompt mỗi khi có chỗ chưa vừa ý. Hãy chỉ ra phần muốn sửa và phần cần giữ.
Ví dụ, email đã đủ ý nhưng giọng văn vẫn xa cách:
Giữ nguyên các mốc thời gian và lý do. Viết lại lời mở đầu gần gũi hơn, như khi hai bên đã trao đổi công việc nhiều lần.
Hoặc khi sửa bài blog:
Đoạn này đang lặp lại ý ở phần trên. Giữ ví dụ, bỏ phần giải thích bị trùng và nối lại cho tự nhiên.
So với câu “chưa hay, viết lại đi”, những phản hồi này cho AI biết bạn đang không hài lòng ở đâu.
Trong bài Cách mình dùng AI viết blog, mình đã chia sẻ quy trình đưa nguyên liệu, nhận bản nháp rồi trực tiếp sửa trước khi nhờ AI phản biện. Mỗi công đoạn như thế đều có thể dùng một prompt riêng, tùy việc đang cần làm.
Nếu công việc còn thiếu thông tin, bạn có thể yêu cầu:
Nếu thiếu thông tin có thể làm thay đổi nội dung, hãy hỏi tôi trước khi viết. Đừng tự điền tên, số tiền hoặc thời hạn.
Sau đó vẫn cần đọc lại, vì yêu cầu như vậy không bảo đảm AI sẽ luôn làm đúng.
Viết prompt rõ rồi thì có cần kiểm tra nữa không?
Có chứ.
Một email đúng giọng nhưng sai ngày bàn giao vẫn có thể làm hỏng việc. Một bài viết đọc rất mượt nhưng thêm câu trích dẫn không có thật thì cũng chưa thể đăng được.
Ghi “không được bịa” trong prompt là một yêu cầu cần thiết ở nhiều công việc, nhưng không thay thế được việc đối chiếu.
Với email, bạn xem lại người nhận, lý do, thời gian và những cam kết. Với bài blog, bạn kiểm tra thêm số liệu, nguồn thông tin và xem quan điểm của mình có bị thay đổi sau khi viết lại hay không.
Bạn có thể bắt đầu bằng một yêu cầu đang dùng dở. Đọc lại và tự hỏi: nếu giao những dòng này cho một người mới, họ đã biết cần làm gì chưa? Có dữ liệu nào họ buộc phải hỏi thêm không?
Nếu còn thiếu thì bổ sung đúng phần đó rồi thử lại.
Bạn không cần biến mỗi câu hỏi thành một bản hướng dẫn dài. Một việc nhỏ, đủ thông tin, có kết quả để kiểm tra là đã có thể bắt đầu rồi.
Có thể bạn sẽ thích:
