Phạm Anh Quang Nếu bạn đang bị quá tải bởi lượng lớn công việc thì to do list sẽ là một chiếc phao cứu sinh hoàn hảo giúp bạn vượt qua giai đoạn này.
Vậy rốt cuộc to do list là gì?
Làm thế nào để áp dụng phương thức này hiệu quả nhất?
Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết ngày hôm nay.
Xem nhanh
1. To do list là gì?
To do list là danh sách liệt kê những việc mà bạn muốn thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Ngày xưa, danh sách này thường được ghi trong sổ cầm tay và giấy nốt. Ngày nay khi công nghệ ngày càng phát triển, to-do-list được mọi người ghi chú ở những nơi hiện đại hơn như trong sheet Excel, trên Word hay các ứng dụng điện thoại.
Thông thường, các mục tiêu trong danh sách được sắp xếp theo mức độ ưu tiên, từ những việc cấp bách nhất, đến những việc ít cấp bách hơn. Điều này giúp người dùng tập trung vào một nhiệm vụ quan trọng nhất, đồng thời đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào.
Bằng việc tạo danh sách công việc, người dùng có thể dễ dàng kiểm soát được tiến trình công việc của mình, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và cải thiện quản lý thời gian.
2. Lợi ích của việc tạo to do list là gì?
Không phải ngẫu nhiên mà phương thức ghi chú công việc này được các chuyên gia tin chọn. Dưới đây là những ưu điểm có 1 không 2 mà nó mang lại:
2.1 Tổ chức công việc khoa học
Một trong những ưu điểm lớn nhất của việc tạo danh sách điều cần làm chính là giúp bạn tổ chức công việc một cách hợp lý. Khi sử dụng to do list, tất cả nhiệm vụ sẽ được liệt kê một cách rõ ràng và khoa học. Bạn có thể xác định được những công việc nào sẽ ưu tiên làm trước và công việc nào sẽ làm sau.
2.2 Giúp ghi nhớ công việc cần làm
To-do list không chỉ là một danh sách công việc, mà nó còn là một trợ thủ đắc lực giúp bạn ghi nhớ mọi nhiệm vụ cần thực hiện. Thay vì phải nhớ tất cả trong đầu, bạn có thể ghi chú lại trên to-do list, từ đó đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc quan trọng nào.
2.3 Tăng hiệu suất làm việc
Khi thực hiện to do list, bạn có thể xác định những nhiệm vụ nào quan trọng và ưu tiên thực hiện trước những công việc khác. Khi bạn biết rõ những gì cần làm và thứ tự ưu tiên, bạn sẽ tập trung hơn vào công việc và do đó tăng hiệu suất làm việc.
2.4 Quản lý thời gian hiệu quả
To do list cũng giúp bạn ước lượng được khoảng thời gian cần thiết mà mình sẽ dành cho mỗi công việc. Từ đó bạn có thể quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả.
2.5 Tạo động lực làm việc
Cuối cùng là to do list giúp người dùng thúc đẩy động lực làm việc. Khi hoàn thành một nhiệm vụ trong to do list, bạn có thể đánh dấu hoàn thành ngay trên danh sách của mình. Cảm giác hạnh phúc khi hoàn thành nhiệm vụ sẽ thúc đẩy bạn tiếp tục hoàn thành các nhiệm vụ khác.
3. Gợi ý một số app tạo to do list hiệu quả
3.1 Any.do
Nếu bạn là một người không giỏi quản lý thời gian thì Any.do sẽ là một lựa chọn hoàn hảo cho bạn. Tương tự như những ứng dụng to do list khác, Any.do giúp bạn tạo danh sách những công việc cần làm. Nó hỗ trợ thông báo, nhắc nhở bạn về những công việc sắp diễn ra. Điểm nổi bật của ứng dụng này là khả năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản, giúp bạn ghi chú công việc mà không cần phải gõ bằng tay. Với Any.do, chỉ cần nói và mọi công việc sẽ được ghi lại một cách nhanh chóng và tiện lợi.
3.2 Wunderlist
Wunderlist là một ứng dụng ghi chú to do list lần đầu tiên được thành lập vào năm 2011 bởi một công ty Startup có tên là 6Wunderkinder. Sau đó không lâu, công ty này đã được Microsoft mua lại. Ứng dụng này hỗ trợ trên nhiều nền tảng khác nhau, từ điện thoại thông minh, máy tính bảng, máy tính cho đến đồng hồ thông minh. Với Wunderlist bạn có thể nhanh chóng tổ chức cuộc sống của mình mọi lúc mọi nơi.
3.3 Evernote
Evernote là một trong những ứng dụng ghi chú được yêu thích nhất hiện nay. Ứng dụng giúp bạn tổng hợp tất cả những công việc quan trong ứng dụng. Đặc biệt, Evernote làm cho ghi chú của bạn chi tiết hơn bằng cách thêm văn bản, hình ảnh, âm thanh, bản quét và PDF.
3.4 Todoist
Todoist là ứng dụng to do list nổi tiếng, thu hút hơn 30 triệu người dùng tính đến thời điểm hiện tại. Ứng dụng hỗ trợ người dùng tạo danh sách công việc mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi không có kết nối Internet. Bạn có thể dễ dàng phân chia công việc của mình bằng chức năng phân loại công việc theo nhóm ưu tiên hay theo màu.
3.5 Ticktick
Tiktik cũng là một trong số những ứng dụng thu hút nhiều người dùng nhất thời điểm hiện tại. Thời gian gần đây ứng dụng đã tiến hành update phần mềm, cung cấp thêm nhiều tính năng nổi bật như xem lịch, tùy chỉnh theme…
3.6 Due
Ứng dụng to do list Due sẽ giúp bạn nhắc nhở nhiệm vụ cần làm liên tục cho tới khi bạn thực hiện xong. Với Due, bạn không cần tạo tài khoản khi sử dụng mà có thể trực tiếp lên danh sách sau khi tải xuống ứng dụng về máy.
3.7 Tasks: to do list & tasks
Tasks: to do list & tasks là một công cụ quản lý nhiệm vụ cực kì hiệu quả. Ứng dụng này nổi bật với chức năng lời nhắc, thông báo, báo thức bạn về những công việc cần làm giúp bạn đảm bảo không bao giờ quên mất nhiệm vụ quan trọng nào. còn cho phép chia sẻ danh sách nhiệm vụ giữa các người dùng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm việc nhóm và cùng nhau hoàn thành mục tiêu.
4. Hướng dẫn các bước để tạo một to do list
Bước 1. Xác định lịch trình của bản thân
Để có thể tạo to do list, trước hết bạn cần xác định lịch trình của bản thân trong ngày, trong tuần hay thậm chí là trong tháng rõ ràng. Việc này sẽ giúp bạn dự tính được bao nhiêu nhiệm vụ có thể hoàn thành trong khoảng thời gian đó.
Bước 2. Lựa chọn hình thức to do list
Tiếp theo, bạn sẽ tiến hành lựa chọn hình thức ghi chú to do list phù hợp với mình. Hiện nay có rất nhiều hình thức tha hồ để bạn có thể lựa chọn, từ bản giấy thông thường đến các ứng dụng note trực tuyến. Hãy lựa chọn phương thức phù hợp nhất với lối sống và thói quen của bạn.
Bước 3. Lên danh sách nhiệm vụ của mình
Bước thứ ba cũng là một trong những bước quan trọng nhất của quá trình này đó chính là lên danh sách nhiệm vụ. Suy xét thật kỹ lưỡng khi lên danh sách để tránh khỏi việc bỏ sót nhiệm vụ nào. Một mẹo nhỏ là hãy ghi chú nhiệm vụ của mình bắt đầu bằng động từ để giúp bạn dễ hình dung hơn về công việc cần làm, ví dụ:
- Hoàn thành báo cáo tài chính cuối năm
- Mua sữa và bánh mì cho bữa sáng ngày mai
- Gọi cho bác sĩ đặt lịch hẹn khám định kỳ
- Đọc xong chương cuối của cuốn sách đang đọc
Bước 4. Sắp xếp nhiệm vụ theo trật tự
Tiếp theo bạn cần sắp xếp những nhiệm vụ của mình theo thứ tự ưu tiên. Những công việc có deadline gần nhất hoặc bạn cần hoàn thành xong sớm lên trước. Đây là bước vô cùng quan trọng, nó có thể góp phần tối ưu hóa hiệu suất công việc của bạn.
Bước 5. Đánh dấu hoàn thành nhiệm vụ
Khi đã hoàn tất các bước trên, bạn nên đánh dấu “đã xong” cho những nhiệm vụ đã hoàn thành. Việc này không chỉ giúp bạn theo sát tiến trình công việc, mà còn mang lại cảm giác thỏa mãn khi bạn thực hiện xong một nhiệm vụ.
5. Lời kết
Trên đây là thông tin về to do list và các bước tạo một to do list hiệu quả. To do list là một phương thức tưởng chừng rất đơn giản nhưng lại mang lại hiệu quả rất lớn cho người dùng. Còn chần chờ gì nữa mà không tạo ngay cho mình một danh sách công việc và thực hiện thôi nào!
Có thể bạn sẽ thích: